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Como la Alta Gerencia puede llevar a cabo un eficiente control de calidad de un Sistema de Información
Los sistemas de información van mucho más allá que el sólo diseño y desarrollo de un sistema informático. Un sistema de información según Laudon y Laudon (1996) se define como "un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control de una institución", además de ayudar a los directivos y personal a analizar problemas, visualizar situaciones complejas y a crear nuevos productos en un ambiente intensivo de información. Así entonces, la gestión de la información debe estar orientada al control, preservación y custodia de la información.
Las necesidades de información pueden ser relativas a hechos presentes o a situaciones futuras con el objetivo de realizar una dirección proactiva. Las necesidades de información se agrupan según las unidades organizativas de la organización y de las funciones y aplicaciones que cada una de ellas realiza. Resulta importante la necesidad de información sobre el entorno, implicando un mecanismo de observación que provea constantemente información relativa a los principales factores estratégicos tales como: competencia, tecnología, política, entre otros aspectos. Igualmente, resulta una constante el análisis de información sobre aspectos claves de la organización como investigación y desarrollo, producción, recursos humanos y finanzas, entre otros.
De igual forma, los sistemas de información están destinados a proporcionar y favorecer las comunicaciones electrónicas, análisis de datos y de organización, de manera tal que favorezca las actividades dirigidas a controlar una institución. Las redes y los nuevos enfoques para almacenar y acceder datos han evolucionado, permitiéndose de manera sencilla el uso compartido de los datos y el procesamiento rápido de los mismos debido al poder de cómputo alcanzado y la visualización en distintos formatos fáciles de entender. Los sistemas de información actuales permiten que la información pueda ser procesada y copiada o exportada hacia otras herramientas que favorezcan el análisis de los datos, dando más posibilidades tanto a los directivos como a los propios empleados de acceder a la misma.
En términos generales, los sistemas de información proporcionan a directivos y empleados datos de fuentes internas y externas, así como un entorno generalizado de computación y de comunicaciones que puede ser aplicado a un conjunto diverso de problemas. Proveen de insumos para hacer pronósticos de tendencias e identifican oportunidades, al mismo tiempo que contribuyen a detectar problemas en la ejecución de los procesos. Facilitan el seguimiento del desempeño organizacional e incrementan el control de los diferentes niveles de dirección para apoyar la toma de decisiones coordinada y a la vez descentralizada, y que estas ocurran en los niveles operativos de la institución.
En este sentido, quedaría de parte de la alta gerencia o dirección de una organización llevar a cabo el conjunto de acciones que se mencionan a continuación, para coadyuvar a un eficiente control de calidad en un sistema de información.
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Los empleados de la empresa deben asumir que los datos y la información, así como los procesos que los crean, almacenan, procesan y utilizan son propiedad de la empresa y que compartirlos dentro y fuera de la organización, deberá someterse a consideraciones legales o de privacidad.
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El director de informática o quien funja como tal, será el responsable de mantener un inventario actualizado de datos y de su disponiblidad, así como de informar sobre la calidad de los mismos.
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Los proveedores y creadores de sistemas deben monitorear quien los usa y con qué propósitos, implementar las medidas de calidad de la información para garantizar que se satisfacen los requerimientos y/o necesidades de los usuarios, e implementar la gestión del proceso para los sistemas que se desarrollen.
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Los que almacenan y procesan información deben proporcionar arquitecturas y bases de datos que minimicen la redundancia innecesaria, salvaguardarla de daños o accesos no autorizados y diseñar las nuevas tecnologías con el fin de promover la calidad de los mismos.
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Los usuarios deben trabajar con quienes provean de información, proporcionar retroalimentación, asegurarse que los requerimientos informacionales se interpreten correctamente, y que la información se emplee para los fines organizacionales y propósitos empresariales legítimos, proteger los derechos de los clientes, empleados, consumidores y demás usuarios sobre privacidad.
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Establecer objetivos y medidas de la calidad de la información, por ejemplo: asegurar la oportunidad de la información, midiendo el tiempo que transcurre desde que se conoce un dato hasta que se encuentra disponible para un determinado proceso.
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Efectuar revisiones continuas del funcionamiento de los sistemas implantados.
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Medir la calidad de la información, con el fin de determinar su nivel de fiabilidad y determinar las fallas.
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Impulsar e implementar programas de formación de usuarios para sensibilizar y concienciar sobre la calidad de la información.
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